3 Cara Membuat Format Label Undangan di Excel dan Word

Supaya lebih praktis dan rapi, untuk mencantumkan nama serta alamat di kartu undangan umumnya memanfaatkan kertas label yang dibuat dengan bantuan aplikasi Microsoft Word dan Excel. Membuat format table undangan secara otomatis di Word dapat menghemat waktu, dan tenaga.

Di samping itu, tata cara pembuatan label undangan di Ms Word juga sangat mudah dan dapat diselesaikan dalam hitungan menit saja. Dibandingkan dengan membuat label secara manual, tentunya cara ini lebih direkomendasikan. Karena label bisa langsung dicetak menggunakan printer.

Panduan Mudah Membuat Format Label Undangan

1. Membuat Data Label di Microsoft Excel

Membuat Data Label di Microsoft Excel

Buatlah dokumen pada Microsoft Excel berisi nama penerima undangan beserta alamatnya. Isi dalam dokumen bebas, yang terpenting dua kolom tersebut wajib ada. Setelah itu, simpanlah dalam file folder menggunakan nama yang mudah untuk diingat.

Pelajari juga : 3 Cara Membulatkan Angka di Excel dan Contohnya

2. Memasukkan Data Excel ke Template Label

Kombinasikan data di Excel dengan template label yang ada pada Word, dengan cara:

  • Klik tab “Mailings”
  • Pilih “Labels”

Pilih Labels

  • Klik bagian “Options”
  • Ketika new tab terbuka, pilih “New Labels”

Ketika new tab terbuka, pilih New Labels

  • Isi informasi yang diminta (side margins, top margin, number down, width, height, etc)
  • Klik “OK”

Berikut ini adalah penjelasan mengenai data dalam tabel yang harus diisi:

  • Label Name: Isi menggunakan nama label yang ingin digunakan
  • Top Margin: Jarak tepi atas kertas hingga ke tepi label bagian atas
  • Side Margin: Jarak antar sisi samping kertas sampai pinggir label pertama
  • Vertical Pitch: Tinggi label dengan jarak vertikal
  • Horizontal Pitch: Jarak label dengan horizontal label di area samping
  • Label Width: Lebar tabel
  • Label Height: Tinggi label
  • Number Across: Jumlah kolom
  • Number Down: Jumlah baris
  • Page Height: Ukuran tinggi kertas label
  • Page Width: Jarak lebar kertas label
  • Page Size: Fleksibel, namun direkomendasikan memilih size custom

3. Next Step

Setelah data berhasil diisi dan disimpan, langkah selanjutnya adalah seperti di bawah ini:

  • Klik “New Document”
  • Pilih opsi “Mailings”
  • Klik “Select Recipients”
  • Pilih bagian “Use an Existing List”

Pilih bagian Use an Existing List

  • Setelah file explorer terbuka, cari dokumen Ms Excel berisi nama pihak undangan
  • Klik “Mailings”
  • Pilih “Insert Merge Field”
  • Klik “Nama”

Klik Nama

  • Selanjutnya, letakkan kursor di kotak pertama, lalu enter kemudian tambahkan kata untuk menunjukkan pada tempat
  • Tekan enter untuk membuat baris baru
  • Ulangi langkah-langkah di atas, lalu klik bagian “Mailings” >> “Insert Merge Field” >> “Alamat”
  • Copy semua label pada kolom pertama, dan gandakan di kolom kedua
  • Supaya letak datanya berurutan, tempatkan kursor di label nama bagian kolom kedua, lalu klik “Mailings” >> “Rules” >> “Next Record”
  • Setelah kotak kedua mendapat imbuhan label “Next Record”, copy isian kolom kedua dan gandakan pada kolom lain hingga semua terisi penuh
  • Gunakan kombinasi “CTRL+A” agar rapi, lalu ubah orientasi menjadi tengah dengan cara menekan tombol “CTRL+E”
  • Klik ikon “Preview Result” untuk melihat hasil label undangan yang telah dikerjakan

Klik ikon Preview Result untuk melihat hasil label undangan yang telah dikerjakanKlik ikon Preview Result untuk melihat hasil label undangan yang telah dikerjakan

Hal Hal yang Harus Diperhatikan Saat Mencetak Label Undangan

Hal Hal yang Harus Diperhatikan Saat Mencetak Label Undangan

Guna menghindari terjadi kesalahan dalam proses pencetakan atau printing, pastikan ukuran kertas cetak dan ukuran kertas label telah diatur. Untuk mengatur size kertas, maka bisa klik menu “Properties” di bagian pengaturan ketika memilih printer yang akan digunakan untuk mencetak.

Untuk membuat format label undangan di Word, maka bisa menggunakan software Microsoft Office dari berbagai versi, mulai 2007 hingga 2016. Namun, sebelum memulainya, sebaiknya persiapkan terlebih dahulu kertas label undangan serta penggaris untuk menyesuaikan letak template.

Tinggalkan komentar